Studium przypadku z operacji na żywo
Przed wyjazdem Emmy na misję, telefony w gabinecie w północnych Czechach dzwoniły od rana do nocy.
Miesiąc po rozmieszczeniu, linie telefoniczne są znacznie obciążone
Wreszcie dzwonią pacjenci, którzy borykają się z poważnymi problemami. Gabinet odnotowuje wzrost liczby zgłaszających się pacjentów, ponieważ nie ma martwych punktów między wizytami.
Mgr. Adéla Matyščáková pracuje jako pielęgniarka od trzynastu lat - ostatni rok w gabinecie urologicznym MUDr.
Krishna Prasad Sapkota. Jej pracodawca przez dwa dni
W obu gabinetach rejestruje ponad 6000 pacjentów i bada około 45-60 osób dziennie.
Podívejte se, jak Emmy pomáhá v ordinaci praktické lékařky.
„Pacienti jsou z Emmy nadšení a já na jedno kliknutí přeobjednám celé odpoledne.“
MUDr. Jana navrátilová
Mgr. Adéla Matyščáková
pielęgniarka w gabinecie urologicznym
„Kiedy dołączyłam do praktyki, do rezerwacji pacjentów używano tylko ołówka i papieru. Zajmowało to strasznie dużo czasu, było nieefektywne i odbierałam jeden telefon za drugim, odkąd przyszłam do pracy” - wspomina Adéla Matyščáková.
Ale pacjenci również byli niezadowoleni. Często zdarzało się, że nie dzwonili do przychodni, ponieważ zawsze była zajęta. A kiedy linia była wolna, pielęgniarka pobierała próbkę od innego pacjenta i nie mogła odebrać połączenia.
Od samego początku szukała więc sposobów na usprawnienie komunikacji pacjentów z gabinetem. Z czasem stworzyła elektroniczny dziennik w oprogramowaniu ambulatoryjnym. Nie rozwiązało to jednak problemu:
„Pacjenci nie mogli wybierać w nim własnych wizyt, więc telefon ciągle dzwonił, a ja musiałam przepisywać do komputera dane, które otrzymywałam przez telefon”.
Podívejte se, jak Emmy pomáhá v ordinaci praktické lékařky.
„Pacienti jsou z Emmy nadšení a já na jedno kliknutí přeobjednám celé odpoledne.“
MUDr. Jana navrátilová
„Musiałam znaleźć system, w którym mogłabym komunikować się z pacjentami w godzinach pracy, bez konieczności korzystania z telefonu 80 razy dziennie” - mówi pielęgniarka. Wiedziała, że wiele zadań można łatwo zautomatyzować. Na przykład proste umówienie się na badanie profilaktyczne lub zamówienie recepty.
Chciała, aby pacjenci korzystali z nowego systemu:
Jednak ze względu na trwającą cyfryzację gabinetu i rejestrów pacjentów, wybór systemu rezerwacji online zszedł na dalszy plan. "Punkt zwrotny nastąpił, gdy wysłałam e-mail do dr Fischer, aby zarezerwować u niej wizytę dla naszego pacjenta. Wtedy otrzymałam odpowiedź, w której poinformowano mnie, abym użyła Emmy do zarezerwowania wizyty” - mówi pielęgniarka, opisując, w jaki sposób dowiedziała się o Emmy.
Weszła na stronę internetową, przeczytała, co Emmy może zrobić i zarezerwowała pacjenta. „Zaraz potem zadzwoniłam do biura Emmy i powiedziałam, że też chcemy ją mieć w biurze” - śmieje się. Była zafascynowana tym, jak proste, szybkie, a jednocześnie funkcjonalne było rozwiązanie oferowane przez Emmy.
Lekarz wspierał ją w decyzji o zakupie Emmy: „Powiedział mi, że jeśli jestem zadowolona z Emmy i wierzę, że ułatwi nam komunikację z pacjentami, to zdecydowanie powinnam spróbować”.
Uruchomieniem Emmy zajęła się pielęgniarka i dr Sobotka, współzałożyciel Emmy. Instalację programu zaplanowali na sobotę. „Zrobiłem kawę i śniadanie i razem zainstalowaliśmy program zdalnie z naszej kuchni. Zajęło to około godziny” - mówi.
Ponieważ Emmy jest domyślnie dostosowana do potrzeb gabinetów lekarzy ogólnych, najpierw konieczne było zmodyfikowanie wymagań dla gabinetu urologicznego. Oczywiście Emmy bierze to pod uwagę i może dostosować się do innych specjalności, a także urologii.
„Pan Sobotka wyjaśnił mi wszystko jasno i szczegółowo, więc nie było powodu, aby zwlekać z użyciem Emmy. W ciągu jednego dnia mieliśmy wszystko skonfigurowane, kontakty zaimportowane, a następnego dnia byliśmy gotowi do pracy w obu biurach” - mówi pielęgniarka.
Pielęgniarka podkreśla przejrzysty i intuicyjny interfejs Emmy. „W dniu, w którym wdrożyliśmy Emmy, pan Sobotka zadzwonił do mnie, aby sprawdzić, czy wszystko jest w porządku - że nie dzwonię. Zapewniłam go, że nie mamy żadnych problemów z Emmy i wszystko idzie gładko” - śmieje się pielęgniarka.
Podívejte se, jak Emmy pomáhá v ordinaci praktické lékařky.
„Pacienti jsou z Emmy nadšení a já na jedno kliknutí přeobjednám celé odpoledne.“
MUDr. Jana navrátilová
Emmy przygotowuje arkusze informacyjne dla pacjentów do poczekalni i inne zasoby, aby pomóc gabinetom w informowaniu pacjentów. Adéla Matyščáková również z nich korzystała. W dniu wdrożenia oprogramowania wydrukowała teksty informacyjne Emmy, umieściła je w poczekalni i przykleiła na drzwiach gabinetu.
„Robię to w taki sposób, że po badaniu wprowadzam pacjentów bezpośrednio do Emmy i daję im kartkę A4 do zabrania do domu z dokładnymi instrukcjami, jak się z nami komunikować. Jak dotąd nie było żadnych problemów” - wyjaśnia pielęgniarka.
Kiedy pacjenci dzwonili, pielęgniarka od razu zajmowała się ostrymi przypadkami. Jeśli natomiast prośba była mniej pilna, prosiła pacjenta o przesłanie jej za pośrednictwem Emmy.
Pielęgniarka sprawdziła w praktyce, że nawet starsi pacjenci mogą pracować z Emmy. Jeśli są w stanie napisać e-mail, zazwyczaj poradzą sobie z Emmy. „W zeszłym tygodniu mieliśmy pacjenta, który ma 86 lat. Ale ogólnie mam wrażenie, że ma około 70 lat. Nie naciskam na Emmy w starszych latach, ale często biorą ode mnie ulotkę do Emmy, a członek rodziny ją zamawia. Dla pewności umieszczam na niej również numer telefonu do przychodni” - mówi pielęgniarka.
„Pacjenci są tak samo podekscytowani Emmą jak ja. Kiedyś krzyczeli na mnie przez telefon i byli wściekli, ponieważ umówienie się na wizytę kontrolną przez telefon było praktycznie niemożliwe. Było jeszcze gorzej, jeśli był to pilny problem” - mówi pielęgniarka. Miesiąc po wprowadzeniu Emmy, telefon w biurze jest znacznie mniej zajęty i w końcu nawet starsi pacjenci i nagłe przypadki są odbierane.
Pierwszą reakcją, jaką najczęściej słyszy od pacjentów, jest: „Ojej, wreszcie się z nami komunikujesz!”. i dodaje, że mają rację. „Pacjenci są teraz znacznie spokojniejsi, ponieważ wiedzą, gdzie się zwrócić. I mogą być pewni, że rozwiążemy ich prośbę tak szybko, jak to możliwe”.
Jak dotąd spotkała się z negatywną reakcją tylko dwa razy: „Bylito emerytowani pacjenci, którzy powiedzieli mi, że nie wypróbują żadnego nowego systemu i pozostaną lojalni wobec telefonu”.
Przed Emmy biuro zmagało się głównie z komunikacją z pacjentami. „Mieliśmy dużo pracy, aby rejestrować ludzi, nie mówiąc już o odbieraniu telefonów od pacjentów oczekujących na wizyty. Z tego powodu często mieliśmy martwe punkty między wizytami. Teraz mamy pacjentów zapisanych od rana do wieczora w dziesięciominutowych odstępach, a lekarz chwali lepsze wypełnienie czasu operacji” - ocenia pielęgniarka.
Nawet teraz zdarzają się sytuacje, w których pielęgniarka nie odbiera telefonu. W takim przypadku wysyła zaprogramowaną wiadomość tekstową z informacją, że jest obecnie zajęta i odsyła do Emmy lub prosi pacjentów o oddzwonienie później.
„Co jest absolutnie świetne, a miesiąc temu było to niemożliwe - niezależnie od tego, czy jestem w Děčínie, czy w Most, mogę koordynować drugą praktykę, ponieważ mam wszystkie informacje w jednym miejscu”- mówi pielęgniarka.
Kolejną zmianą jest to, że pacjenci nie muszą umawiać się na wizyty tylko w ustalonych godzinach pracy. Jeśli na przykład mają problemy w sobotę, mogą od razu umówić się na wizytę online, zamiast czekać do poniedziałku.
Obecnie, w ciągu zaledwie miesiąca od wdrożenia, praktyka obsługuje około 10 zapytań dziennie za pośrednictwem Emmy. W rezultacie linie telefoniczne są znacznie mniej obciążone. Pielęgniarka spodziewa się jednak, że odsetek zapytań pochodzących z Emmy wzrośnie w przyszłości.
„ Oszczędzam do godziny dziennie, a w przyszłości spodziewam się jeszcze więcej. Po miesiącu uważam, że to świetny wynik” - ocenia obecną sytuację.
Nowi pacjenci mogą samodzielnie przygotować pełną historię medyczną w Emmy. „Proszę ich o wypełnienie danych w domu, a następnie przerzucamy je do systemu medycznego w gabinecie i za chwilę sprawdzamy, czy wszystko się zgadza.To dla nas świetne rozwiązanie. Oszczędza to dużo czasu, ponieważ pacjenci nie polują w gabinecie, aby przypomnieć sobie, jakie choroby mieli” - mówi. Używają oryginalnego systemu ambulatoryjnego do odłączania i komunikacji z firmami ubezpieczeniowymi. Cała reszta jest teraz obsługiwana przez Emmy.
Podívejte se, jak Emmy pomáhá v ordinaci praktické lékařky.
„Pacienti jsou z Emmy nadšení a já na jedno kliknutí přeobjednám celé odpoledne.“
MUDr. Jana navrátilová
„Dzięki oznaczonej kolorami rozdzielczości każdej procedury w Emmy wiem dokładnie, na co się przygotować, bez konieczności rozpakowywania pacjenta, który będzie następny. Muszę wiedzieć, czy pacjent przychodzi na cystoskopię, czy na zwykłą profilaktykę. Teraz nie muszę zastanawiać się, który pacjent jest następny i czy zdążę do niego dotrzeć na czas. Wszystko, co ważne, jest zawsze w zasięgu mojego wzroku” - wyjaśnia pielęgniarka.
Podívejte se, jak Emmy pomáhá v ordinaci praktické lékařky.
„Pacienti jsou z Emmy nadšení a já na jedno kliknutí přeobjednám celé odpoledne.“
MUDr. Jana navrátilová
Emmy mówi, że jest bardzo pomocna w organizowaniu czasu i ułatwianiu komunikacji z pacjentami. „Zdecydowanie poleciłabym Emmy innym gabinetom. Przekonasz się, że wygodnie poradzi sobie z wieloma zadaniami i stanie się świetnym partnerem. Nie wyobrażam sobie i nie chcę sobie wyobrażać powrotu do starych sposobów - ołówek, papier i wrzeszczący telefon” - mówi pielęgniarka.
Dr Emmy również wystawia pozytywną ocenę i jest bardzo zadowolony z inwestycji w nowy system. Sam nie korzysta z systemu Emmy, jedynie mu się przygląda. Widzi, że prowadzenie praktyki przebiega teraz płynnie, pielęgniarka ma kontrolę i jest pod ręką, gdy jej potrzebuje. Pacjenci są znacznie spokojniejsi, a system rezerwacji online działa bez zarzutu.
Umów się z nami na niezobowiązującą prezentację online. Przedstawimy Ci Emmy i odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.
Założyciel i dyrektor medyczny Emmy
Założyciel i Prezes Emmy
W przypadku pytań technicznych lub zainteresowania Emmy skontaktuj się z nami: pomoc@mojaemmy.pl
Zadzwoń do nas:
+48 732 059 615